Soft hotelier pentru recepție, rezervări și facturare
Polymorph HMS este sistemul de gestiune hotelieră (PMS) din platforma Polymorph. Rulează în cloud, pe PC, tabletă și telefon, și acoperă tot ce se întâmplă într-un hotel, o pensiune sau o vilă: de la prima rezervare până la bonul fiscal, factura de avans și e-Factura trimisă la ANAF. Restaurantul lucrează în același sistem, nu într-o aplicație conectată ulterior.
Diagrama de rezervări
Recepția lucrează pe o diagramă cu camerele pe rânduri și zilele pe coloane. Rezervările se mută și se prelungesc prin drag and drop. O rezervare poate avea mai multe camere, perioade și tarife diferite, iar o parte din camere se pot transfera pe o rezervare nouă fără să pierzi istoricul. Camerele au etaj și corp de clădire și se pot genera în serie la configurare.
Check-in cu scanarea buletinului
La check-in scanezi zona MRZ a actului de identitate și datele oaspetelui se completează singure, inclusiv seria de buletin recunoscută după județ. Check-in-ul și check-out-ul se fac pe fiecare cameră din rezervare, cu copii și vârste, iar anularea cere un motiv care rămâne în istoric.
Oaspetele își poate face check-in online înainte să ajungă: își găsește rezervarea după nume, completează datele, plătește avansul printr-un link și află când e gata camera.
Tarife care se calculează singure
Tarifele au sezoane, preț diferit în cursul săptămânii și în weekend, cu și fără TVA, prețuri pentru copii și pentru ocupare single. Un tarif derivat se calculează dintr-un tarif de bază printr-o formulă, așa că la schimbarea tarifului de bază se actualizează toate. Există tarif de rezervă pentru perioadele neacoperite, pachete cu servicii incluse sau opționale, număr minim de nopți și recalculare automată la schimbarea cotei de TVA.
Surse de vânzare și agenții
Fiecare canal prin care vinzi, recepție, site, agenție sau OTA, este o sursă cu camerele ei alocate pe o perioadă, cu tarif propriu, plan de masă propriu și, dacă vrei, cu altă serie de facturi și altă firmă emitentă. Facturile către agenție se emit pe selecție de rezervări, direct din fișa agenției. Detalii în Managementul agențiilor.
Channel manager și motor de rezervări
Channel manager-ul sincronizează disponibilitatea și tarifele cu Booking.com și celelalte OTA și aduce rezervările în diagramă. Disponibilitatea se compactează înainte de trimitere, ca platformele să nu vândă sejururi fragmentate care îți lasă nopți goale între rezervări. Cardurile virtuale ale rezervărilor se văd doar de utilizatorii cu drept explicit.
Motorul de rezervări de pe site-ul tău verifică disponibilitatea în timp real, aplică discountul online și încasează avansul prin EuPlătesc sau PlățiOnline, cu factura de avans emisă automat pe rezervare.
Facturare hotelieră, nu facturare generică
Din rezervare emiți factură de avans sau proformă de avans, factură pe diferență la check-out cu stornarea automată a avansului, factură pe o selecție de servicii, factură către agenție sau pe fișa de cont a clientului. Poți schimba clientul de pe o factură, muta încasări și documente contabile între rezervări și trimite factura pe email cu PDF.
Încasările se înregistrează în numerar, card, ordin de plată, online, tichete de vacanță pe hârtie sau card, și card intern al hotelului. Bacșișul se ține separat. Taxa de stațiune are data ei de încasare. Bonul fiscal pleacă direct la casa de marcat Datecs sau Tremol, iar factura ajunge în SPV prin e-Factura.
Consumul din restaurant, pe camera oaspetelui
O comandă din POS-ul de restaurant se poate trece pe fișa camerei. Recepția vede soldul rezervării în orice moment, iar cotele de TVA care nu au voie pe camera de hotel se configurează o singură dată.
Rapoarte
Dashboard-ul arată nopțile-cameră ocupate, deci gradul de ocupare, veniturile cu și fără TVA defalcate pe cazare, mic dejun, demipensiune, pensiune completă și alte servicii, și încasările pe fiecare tip. Modulul de raportare adaugă raportul de casă, de gestiune, de agenție și trendul anual. Orice listă se exportă în XLSX.
Mai multe proprietăți, mai multe firme
Administrezi mai multe hoteluri din același cont, fiecare cu fusul orar, ora de check-in și politica lui. Mai multe firme emitente pot factura din aceeași instalare, fiecare cu seriile, antetul și logo-ul ei.
Securitate
Autentificare în doi pași (TOTP), login cu PIN sau card doar din locațiile de încredere ale hotelului, deconectare automată la inactivitate, jurnal de audit pentru fiecare operațiune, puncte de restaurare pe date, chei API și SSO prin OAuth2 sau ADFS pentru grupurile hoteliere.
Cum începi
Te înregistrezi cu CUI-ul firmei și datele se completează singure din ANAF. Un asistent de configurare te duce prin hotel, tipuri de camere, camere și tarife, iar sursele „Recepție” și „Online” se creează automat. Restul modulelor le găsești mai jos.